Vorname/Nachname mit LibreOffice Calc trennen

In meinem schon etwas älteren Artikel habe ich beschrieben, wie man Namen in LibreOffice Calc zusammenfügt. Jetzt hatte ich aber genau die umgekehrte Situation: In einem Feld waren Vorname und Nachname zusammen und ich musste das in zwei einzelne Felder auftrennen. Wenn möglich mit Formeln und ohne Makros.

Bei den folgenden Beispielen gehe ich davon aus, das der Name in A1 steht.

Den ersten Wert – in dem Fall den Vornamen ermittelt man mit dieser Formel:

=LINKS(A1;FINDEN(“ „;A1)-1)

Und den zweiten Wert (Nachname) so:

=TEIL(A1;FINDEN(“ „;A1)+1;LÄNGE(A1))

Die einzige Einschränkung wären hier noch doppelte Vorname – also sowas wie Max Michael Mustermann. Da ich sowas aber nicht hatte, habe ich mir hier an der Stelle keine Gedanken dazu gemacht.

 

Aktivierung von MS Office 2010 nicht möglich – telefonische Aktivierung nicht mehr unterstützt

An einem vorhandenen Rechner wurden einige Hardware-Komponenten getauscht, woraufhin das installierte und aktivierte Office 2010 Home and Business beim Start die Meldung brachte, das es neu aktiviert werden müsse.

Leider schlug die Online-Aktivierung fehl. Der Aktivierungsassistent teilt einem dann mit, das man telefonisch aktivieren solle. Dann kommt diese Meldung:

Was nun? Eine neue Office-Version kaufen schied aus, da aus Kompatiblitätsgründen unbedingt Office 2010 benötigt wurde.

Die Meldung legt ja nahe, das eine telefonische Aktivierung nicht mehr möglich sei. Das stimmt so aber nicht. Bei Microsoft gibt es eine Seite, über die man die aktuell gültige Rufnummer abfragen kann:

https://support.office.com/de-de/article/Fehler-beim-Aktivieren-von-Office-Die-telefonische-Aktivierung-wird-f%C3%BCr-dieses-Produkt-nicht-mehr-unterst%C3%BCtzt-9b016cd2-0811-4cb3-b896-5a6a13177713

 

Bearbeiten-Schutz von PDF-Dateien entfernen

Heute habe ich ein ausfüllbares PDF-Dokument bekommen, an dem wir vorgegebenen Text etwas verändern mussten.

Leider war das nicht möglich, da ein Kennwortschutz für das Ändern des Dokuments vorhanden war, der sich wie im folgenden Screenshot darstellte.

Der Ersteller des Dokuments war leider nicht kurzfristig zu greifen, so das eine andere Lösung gefunden werden musste. Der Tipp von Tante Google, man solle das Dokument einfach an einen PDF-Drucker drucken hätte zwar prinzipiell funktioniert, aber die Formularfelder im PDF waren danach weg. Also keine sinnvolle Lösung für mein Problem.

Ich fand dann folgende Lösung. Hierzu benötigt man GSView (ich habe Version 6 genommen) und Ghostscript. Beides kann man kostenlos bei Artifex herunterladen.

Nun öffnet man das entsprechende PDF-Dokument mit GSView und exportiert es über „File / Export“ entweder als Linearized PDF oder als Expanded PDF (ausprobieren – bei mir ging beides).

Und schon hat man das Ergebnis – ein PDF ohne Passwortschutz und die ausfüllbaren Felder im Dokument blieben voll erhalten.

 

SmartArt Objekte in LibreOffice?

LibreOffice ist gut. Aber zugegeben: manche (wenige) Dinge sind im Microsoft Office einfach schöner. Eines dieser Dinge sind die SmartArts, mit denen man z.B. in eine Präsentation sehr einfach ein schönes Schaubild integrieren kann.

Wenn man jetzt nicht gerade zu den absoluten Power-Usern gehört, die täglich so was benötigen, gibt es hier aber auch für LibreOffice eine Lösung. Am einfachsten lädt man sich das SmartArt Objects Workaround Template herunter und öffnet das mit LibreOffice. Es werden nun 213 verschiedene Grafikobjekte angezeigt. Das gewünschte einfach doppelt anklicken, dann in der Folienansicht markieren und über die Zwischenablage in die eigene Präsentation einfügen.

Mit einem Doppelklick auf die jeweiligen Texte kann man diese bearbeiten und auch z.B. die Farben der Grafiken kann man bei Bedarf noch anpassen. Ok – nicht die absolute Super-Lösung, aber um mal schnell eine Grafik zu bauen, reicht es alle mal.

 

LibreOffice Präsentationen verkleinern und Hilfe bei extrem langer Speicherdauer

Eine Kollegin hatte eine LibreOffice-Präsentation, die beim speichern extrem lange Zeit (mehr als 10 Minuten) benötigt hat. Außerdem war die Präsentation über 15 MB groß und musste um sie per Mail zu verschicken verkleinert werden.

Beide Probleme kann man mit Bordmitteln von LibreOffice bequem und einfach beheben – der Menüpunkt „Extras / Präsentation komprimieren“ hilft hier weiter.

Beim Schritt 3 kann man die JPEG-Qualität in % angeben. Kleinere Werte bedeuten kleinere Dateien, aber auch schlechtere Bildqualität. Empfehlenswert sind hier Werte von 70 bis 80%, da man hier einen guten Kompromiss zwischen Qualität und Dateigröße erreichen kann.

Die rot markierte Option „Verknüpfungen zu externen Grafiken lösen“ behebt das Problem, das LibreOffice extrem lange Zeit benötigt oder auch gar nicht mehr reagiert, wenn man eine Datei abspeichern will. Das Problem entsteht meist indem man Inhalte über die Zwischenablage einfügt und dann ggf. Verknüpfungen auf externe Netzwerkressourcen bestehen. Hier werden diese Netzwerkdaten lokal in die Datei integriert und alles ist dann wieder schnell. (vereinfacht ausgedrückt).

OLE-Objekte sind auch ein weiterer Grund für lange Speicherzeiten oder Kompatibilitätsprobleme. Sowas entsteht z.B. wenn man eine Excel-Tabelle in eine LibreOffice-Präsentation einfügt. Vorteile von OLE ist, das man das Objekt noch bearbeiten kann. Nachteil ist aber, das es relativ groß und langsam ist bzw. auf Rechnern ohne die eingebettete Anwendung (in dem Beispiel MS Excel) nicht bearbeitet werden kann. Müssen die Daten nicht mehr nachträglich geändert werden, kann man hier die Option wie im Bild gezeigt auswählen. Muss man noch Änderungen vornehmen, sollte man diese Option aber nicht aktivieren.

Auf der letzten Seite wird dann noch eine Zusammenfassung angezeigt. In meinem Beispiel wurde die Präsentation von 14,2 MB auf 7,3 MB verkleinert.

Es empfiehlt sich hier immer an dieser Stelle, nur mit einer Kopie des Dokuments zu arbeiten und die unkomprimierte Version als Archivkopie stehen zu lassen. Hat man beispielsweise die JPG-Qualität zu niedrig gesetzt, hat man sonst keine Möglichkeit mehr, die dann sehr schlechte Qualität der Präsentation wieder auf akzeptables Niveau zu bringen.

Fazit: Diese gut versteckte Funktion in LibreOffice sollte jeder kennen, der häufig mit Präsentationen arbeitet und diese auch mit anderen Personen per Mail austauschen muss.

 

LibreOffice – bestimmte Zeilen oder Spalten auf jeder Seite andrucken

Eine Kollegin hatte ein langes LibreOffice Calc-Arbeitsblatt mit sehr vielen Datenzeilen darin. Nun wollte sie, das eine mehrzeilige Überschrift, die aber nicht in der ersten Zeile begonn, auf jeder Seite mit angedruckt wird. Meine spontante Idee mit Kopfzeilen waren keine Hilfe, da man eine Kopfzeile zwar nutzen kann um eine Seitenzahl oder den Dokumentnamen anzudrucken, nicht aber um passgenau die Beschriftung der Spalten anzubringen.

Vereinfacht habe ich das mal hier dargestellt – die rot markierten Zeilen sollten auf der Seite oben gedruckt werden, die Zeilen 1 und 2 nur auf der ersten Seite.

Die Lösung:

Der Menüpunkt „Format / Druckbereiche / Bearbeiten…“ öffnet dieses Fenster. Hier wählt man „Wiederholungszeilen / -benutzerdefiniert-“ aus. Rechts kann man dann entweder die Zeilenzahl in der Form $Zeilennummer_Start:$Zeilennummer_Ende reinschreiben, oder diese mit der Schaltfläche rechts davon mit der Maus markieren. Wenn man jetzt mit „OK“ bestätigt, hat man auch schon den gewünschten Effekt erreicht.

In meinem Beispiel würde es auch noch Sinn machen die Leerzeile 6 mit aufzunehmen, da sonst auf der zweiten Seite keine Leerzeile zwischen Überschrift und Daten gedruckt wird. Mit dem Menüpunkt „Datei / Druckvorschau“ kann man sich sofort vom Ergebnis am Bildschirm überzeugen, ohne unnötig Papier zu verschwenden.

Das ganze kann man übrigens auch mit Spalten machen – hier hilft dann das Feld „Wiederholungsspalten“ weiter.

MS Excel / LibreOffice Calc – maximal Zeilen- und Spaltenanzahl und Beschränkungen

Kürzlich kam die Frage auf: wie viele Zeilen bzw. Spalten kann MS Excel, und wie sieht es mit LibreOffice Calc aus. Hier die Zusammenfassung meiner Recherche:

MS Excel 2003

Zeilen: 65.536
Spalten: 256
Zeichen pro Zelle: 32.767
Anzahl Arbeitsblätter: 65.531

MS Excel 2007-2016

nur wenn die Datei als XLSX gespeichert wurde. Im XLS-Format gelten die Werte von Excel 2003.
Zeilen: 1.048.576
Spalten: 16.384
Zeichen pro Zelle: 32.767
Anzahl Arbeitsblätter: keine Begrenzung – nur durch RAM begrenzt

LibreOffice Calc 4.4.2 bis 5.2.x

Zeilen: 1.048.576
Spalten: 1.024
Zeichen pro Zelle: 32.767
Anzahl Arbeitsblätter: 1.024

Flexibler CSV-Import- und Export mit LibreOffice

Immer wieder muss ich Daten aus LibreOffice exportieren. Jede meiner „Zielanwendungen“ braucht ein anderes Format, die eine benötigt CSV mit Tabulator getrennt, die andere CSV mit Strichpunkten. In Microsoft Excel ist das relativ umständlich, in LibreOffice geht das richtig einfach. Einfach Datei / Speichern unter, dann als Dateityp „Text CSV“ auswählen und unten „Filtereinstellungen bearbeiten“ anhaken.

exportfilter1

Die Abfrage die nun kommt kann man mit „Aktuelles Format beibehalten“ bestätigen – oder man nimmt den Haken raus und bekommt den Hinweis nicht mehr.

exportfilter2

Nun kommt das Fenster mit den Filtereinstellungen. Im ersten Feld kann man den Zeichensatz festlegen. Benötigt man z.B. UTF-8 oder etwas spezielles, ist das hier kein Problem. Im zweiten Feld legt man den Feldtrenner fest, also das was zwischen den einzelnen Datenfeldern steht. Neben den auswählbaren Werten kann man hier auch eigene Werte eintragen!

Das Ergebnis ist dann

Datenfeld1<FELDTRENNER>Datenfeld2<FELDTRENNER>Datenfeld3…

Im dritten Feld gibt man den Texttrenner vor. Das ist vor allem dann wichtig, wenn man als Feldtrenner ein Leerzeichen hat, und in den Datenfeldern auch Leerzeichen vorkommen. Hier muss man sich dann nach dem jeweiligen Wunsch der Importanwendung richten. Ergebnis:

<TEXTTRENNER>Datenfeld1<TEXTTRENNER><FELDTRENNER><TEXTTRENNER>Datenfeld2<TEXTTRENNER><FELDTRENNER><TEXTTRENNER>Datenfeld3<TEXTTRENNER>…

 

Kommen wir nun zum Import von CSV-Dateien.

importfilter1

Wichtig ist, das man hier bei Datei / Öffnen „Text CSV“ auswählt, welches im Bereich der Tabellen-Formate steht. Es gibt auch nochmal ein „Text“ im Bereich der Textdateien, das ist das falsche!

Nun sollte das Fenster „Textimport“ zu sehen sein, in dem man eigentlich alles einstellen kann, was irgendwie Sinn macht.

importfilter2

Ganz oben wählt man den passenden Zeichensatz aus. Am besten sucht man sich dann unten im Vorschaufenster eine Textstelle, in der ein Umlaut vorkommt, wenn man sich hier nicht ganz sicher ist. Mit der Trennoption „Feste Breite“ kann man Textdateien importieren, in der die Felder nicht durch Trennzeichen getrennt sind, sondern eine feste Länge in der Datei haben, also z.B. Spalte Vorname ist 20 Zeichen, Spalte Nachname ist 25 Zeichen lang usw.

Bei „Getrennt“ kann man das passende Trennzeichen auswählen – im obigen Beispiel den Tabulator.

Und schon sieht man im Vorschaubereich, das es nun richtig aussieht:

importfilter3

Klickt man nun auf eine der Spalten, kann man noch den Spaltentyp einstellen. Hat man beispielsweise Felder, die Telefonnummern enthalten, macht es Sinn, hier als Typ „Text“ auszuwählen. Lässt man hier Standard, werden die führenden Nullen abgeschnitten, was nicht so gut ist. Auch wenn LibreOffice meint, es müsse mit den importierten Werten das rechnen anfangen, was man aber nicht will, dann kann man hier auf „Text“ umstellen.

importfilter4

Viel Erfolg beim Import und Export von CSV-Dateien 🙂

Namen mit LibreOffice Calc bearbeiten

Ich bekam kürzlich ein Office-Dokument, das ich in eine andere Anwendung importieren musste. Darin gab es eine Spalte „Vorname“ (Spalte B) und eine „Nachname“ (Spalte A). Ich brauchte aber eine Spalte mit dem Namen in der Form „Vorname Nachname“. Also dachte ich mir: kein Problem, dafür gibt es ja die Verketten-Funktion.

=VERKETTEN(A2;“ „;B2)

Das lieferte zwar das Ergebnis, aber manche Personen hatten 2 Vornamen. Ich brauchte aber nur den ersten. Also muss der Vorname am Leerzeichen getrennt werden. Nach kurzem probieren fand ich diese Lösung:

verketten1

=VERKETTEN(TEIL(B2;1;FINDEN(“ „;B2)-1);“ „;A2)

Hier wird vom Vornamen der erste Teil bis zum Leerzeichen mit einem Leerzeichen und dem Nachnamen verkettet. Ich hätte mir theoretisch das „-1“ bei der Längenangabe noch sparen können, da es genau das Leerzeichen entfernt, das ich dann mit Verketten wieder hinzufüge. Aber so bleibe ich flexibler, falls ich mal ein anderes Trennzeichen brauche. Will man den rechten Teil des Vornamens an dieser Stelle haben, muss man die Formel etwas umstellen:

verketten2

=VERKETTEN(TEIL(B2;FINDEN(“ „;B2)+1;LÄNGE(B2));“ „;A2)

Und falls man vom Vornamen nur den ersten Buchstaben braucht, also in der Form „M. Testmensch“, dann kann man hier diese Formel nutzen:

verketten3

=VERKETTEN(LINKS(B2;1);“. „;A2)

Mit diesen Formeln und Kombinationen daraus kann man sich also jede Namensliste in LibreOffice Calc so zusammenbauen, wie man sie gerade braucht. In Microsoft Office sollten diese Formeln eigentlich auch funktionieren, aber das habe ich nicht getestet.

 

GiroCode nimmt SEPA, IBAN und BIC den Schrecken

Oh je – ich habe eine Rechnung bekommen und darf schon wieder den endlos langen IBAN und BIC abtippen. Waren das jetzt 3,4 oder 5 Nuller? Die Lösung an sich wäre einfach: Der Rechnungsersteller (also die Firma die die Rechnung verschickt), müsste nur einen QR-Code, den sogenannten GiroCode aufdrucken. Den kann man dann mit seiner Online-Banking App am Smartphone oder Tablet abfotografieren und schon ist die Überweisung ausgefüllt.

Prinzipiell gibt es da zwei Möglichkeiten: Entweder wird alles komplett ausgefüllt, also incl. Betrag und Verwendungszweck, was dann das Rechnungsprogramm der Firma können muss, oder die Firma bringt nur einen einfachen, immer gleichen QR-Code an, der nur die Zahlungsempfängerdaten beinhaltet und man muss als Kunde noch Betrag und Verwendungszweck ergänzen, was aber auch schon ein hoher Komfortgewinn ist.

Auf einem Überweisungsformular kann das ganze dann so aussehen:

Beispiel_Girocode_w580_h294

Da ich neulich einige GiroCodes generieren musste, stellte sich mir die Frage: kann man das wirklich nur mit komischer Windows-Software machen, oder geht das auch plattformübergreifend im Browser? Antwort: ja – es geht.

Hier mein Demo-Generator für die QR-Codes.